Acho que alguma vez você estava tentando fazer algo, tipo um sistema, e não estava conseguindo controlar a realização das tarefas da sua equipe, perdendo prazos e gastando mais que o previsto.
Não vamos dizer que seus problemas acabaram, mas podemos melhorar consideravelmente os seus resultados com a adoção de uma simples ferramenta.
A ferramenta 5W2H é um formulário para execução e controle de tarefas que atribui responsabilidades e determina as circunstâncias em que o trabalho deverá ser realizado. O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:
- What – o que será feito? Define os objetivos;
- Who – quem fará o quê? Determina os responsáveis pelo planejamento, avaliação e realização dos objetivos;
- When – quando será feito o quê? Estabelece os prazos para o planejamento, avaliação e realização dos objetivos;
- Where – onde será feito o quê? Determina o local ou espaço físico para a realização dos diversos objetivos propostos;
- Why – por que será feito o quê? Mostra a necessidade e a importância de se cumprir cada objetivo;
- How – como será feito o quê? Define os meios para avaliação e realização dos objetivos;
- How much – quanto custará o que? Determina os custos para a realização dos objetivos.
A adoção do 5W2H para determinar as atividades que precisam ser desenvolvidas, traz mais clareza às partes envolvidas. Ela mapeia as atividades que devem ser realizadas ficando estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita.
O 5W2H é basicamente uma tabela. Sim, isso mesmo uma tabela. Temos um exemplo logo a seguir.
Tabela 5W2H
Está ferramenta de gestão é amplamente utilizada nas áreas de gestão da qualidade e de planejamento estratégico, porém pode ser aplicada em qualquer área das organizações ou mesmo das nossas vidas. É de fácil implantação e entendimento.
Experimente utilizar o 5W2H, faça um teste e você verá o quanto ela irá beneficiá-lo no andamento das suas atividades.
